项目沟通管理是确保及时、正确地处理项目信息所需的过程。项目经理需要花费大量的、无规律的时间与各方进行沟通、联络。所谓各方,其中最重要的就是项目干系人。
为什么要进行干系人管理?
通常,项目经服务器托管网理需要识别项目干系人,以确定他们的需求及对其需求的影响。而且要在项目周期的初始阶段就要识别项目干系人。
我们需要在整个项目周期内积极地管理干系人的需求和期望。充分地影响相关的干系人提高“完成工作”的能力。这就要求项目经理充分了解正式地和非正式的组织结构,例如客户、合作伙伴、承包商等等。
要记住一条金科玉律,以客户的要求为准,来解决干系人之间存在的分歧。而寻找适当的方法来解决这些分歧是项目经理的重大挑战。
做干系人管理的原因是为了推动干系人的满意度。这需要你这里做可靠的、可信赖的、不断地努力。不仅仅需要知道干系人的需要和期望,更要对这些需求进行投入。持续、频繁(每周、甚至每天)地对干系人的需求进行投入,这将帮助项目取得成功。
识别干系人
识别干系人是项目管理的第一步。干系人是指对项目有直接或间接利益的人或组织。干系人可以包括项目发起人、客户、承包商、员工、政府机构、媒体等。在识别干系人时,我们需要:
列出干系人:首先,我们需要列出所有可能与项目相关的干系人。这包括直接参与项目的人和组织,以及可能会受到项目影响的人和组织。
分析干系人:接下来,我们需要分析每个干系人对项目的影响,以及他们对项目的态度和期望。我们还需要考虑他们的权力和影响力,以及他们的利益和风险。
通过识别和分析干系人,我们可以更好地了解项目的环境和局势,并采取相应的措施来管理干系人。
如何管理项目干系人?
1、想要更好地管理项目干系人,我们需要注意以下技巧
保持沟通畅通、有效:我们应该更及时、快速地了解到他们最新的需求;
明确要求:我们需要从项目一开始就明确项目干系人需要做什么、交付什么以及交付的截止日期;
建立关系:与项目干系人建立良好的关系是成功管理项目干系人的必要条件。我们应该更了解他们以及他们要关心的内容,并与他们建立一个融洽的关系;
及时反馈:项目干系人所反馈的问题以及他们的担忧,我们应及时有效地进行处理。这反映出我们认真对待了他们的意见,并能及时对他们的需求做出回应。
2、管理项目干系人:决定我们想从项目干系人那里得到什么?
首先我们需要考虑这些方面:
项目干系人在项目中的角色是什么?
项目干系人的影响力有多大?
项目干系人对项目的兴趣是什么?
项目干系人对项目成功起了多大的推动作用?
然后,让项目干系人在项目早期就参与进来,并定期与他们保持有效的沟通和联系,确保他们对项目的接受和支持。我们可以通过以下几种方式与项目干系
人建立联系:定期的会议同步;发送产品版本更新及产品报告;进行干系人调研。
3、管理项目干系人:频繁沟通
与项目干系人的沟通是项目管理 的关键点。对于项目干系人来说,他们需要知道在整个项目过程中发生了什么,然后针对这些变化表达自己的意见或建议。
因此,频繁沟通能够帮助项目干系人与项目团队 之间建立起信任和理解关系,同样也能够帮助他们参与到项目中,了解项目的重要性。我们可以通过几种不同的方式与项目干系人进行沟通:电子邮件、电话、与团队的定期会议以及项目管理协作工具等。
4、管理项目干系人:应公开透明
将目标和目的透明化:对于项目干系人来说,比较重要的一点是他们需要知道我们想要实现什么,以及为什么要这样做。当涉及到与他们的沟通时,要尽可能地解释清楚,这样能够加强双方之间的信任关系;
明确项目时间表:明确项目时间表及时间节点,能够让项目干系人明确知道他们什么时候可以得到交付成果;
明确项目风险:在管理风险时,我们应该提前告知可能会遇到的风险,并做好相应的预防措施;
明确潜在挑战:当我们在项目过程中遇到了一些潜在的障碍或挑战时,应及时告知项目干系人,听听他们的想法。
5、管理项目干系人:应处事灵活
在管理项目干系人时,我们应灵活变通。项目干系人的需求会随着时间的推移而产生变化,这时我们应积极地拥抱变化,并根据需要调整自己的管理方式与处理方法。请记住以下小技巧:
乐于改变:根据项目干系人的反馈,不断地尝试新事物、调整计划;对项目干系人的要求做出回应:如果项目干系人要求什么,尝试满足他们;
适当妥协:对于项目干系人的一些要求,我们可以尝试找到一个让双方都满意的中间地带。项目干系人的管理是一门学问,总结来说就是以下三步:
对项目干系人进行调研、分析;
了解他们的需求和意愿、想法;
针对干系人的不同需求提出相应的解决措施。
干系人管理是一个持续不断的过程,也是项目管理中不可忽视的一部分,希望通过项目干系人管理,让大家能够“兵来将挡,水来土掩”
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