怎样做一个好的汇报/展示（How to do a successful presentation/How to speak）

今天要谈的话题是怎样做一个好的汇报展示。之所以写这篇文章是因为笔者这段时间经常要做答辩或者面试。面试内容常常是给定某篇论文做一个汇报，或者给定某个开放性的话题做一个学术报告。在这个过程中笔者积累了一些个人经验。而且随着个人发展的深入，能做出优秀的成果固然重要，能充分表达自己的“优秀”也是科研狗们必须具备的能力之一。因此，我写作这篇文章并把它作为个人阶段性的一个总结。

一、内容组织与时间分配

需要注意的是，这部分内容并不局限于必须要使用PPT的场景，对于其他场景比如口头汇报也适用。

1. Introduction

引入部分的核心在于作出PROMISE,也即让听众迅速跟上汇报者的节奏，让他们了解到可以从汇报中得到什么。汇报者在这一个阶段应该依据听众的类型（领域内或领域外，教育程度低或高），以最适合听众的方式传达出自己汇报的主体内容。一般来说，引入部分占整体时间的10%-20%。例如，对于一段十五分钟的汇报来说，引入部分一般应该在2~3分钟

在引入部分常常有如下的注意点：

CIRCLE：有时候我们可以反复提到自己的主要观点，以加深印象
BUILD FENCE：对于偏科研创新的分享，一个很重要的点在于我们要在一开始就说明自己和他人工作的差别在哪，创新点在哪，这样听众才不会把你的工作和其他人的工作混淆，也能更好的领会到汇报的重点
VERBAL PUNCTUATIONS: 汇报的内容最好做到有层次，这样听众能更好的了解到汇报途中哪里是一个观点收束的地方，自己能够在哪个地方稍微放松精神休息一下。在一开始列出Outline 是这一要点的一个很好的范例。例如以下的这张PPT
QUESTION: 有时候在一开始抛出一个疑问也是不错的引入方式

2. Body

在汇报的主体部分，我们针对之前引入的主要观点做阐释和论证。这一部分的时间并没有一个固定的比例，具体怎么分配得考虑到采用什么样的结尾，如果你有一个很不错的结尾升华的想法，那么这一部分尽量做到平顺准确，时间不必太长；如果采用一个比较简单的结尾方式（例如“总之”、“结论是”），那么这一部分应该占较长的一部分时间。

在这个过程中主要有以下的注意点：

Abbreviate the Methodology: 我们应该尽量用简单明了的语言讲明自己的方法论（除非这部分创新度很高值得花时间阐述），而不要尝试去说明每一个细节。细节太多只会让人觉得不知所云。
Concentrate on results, and their significance：汇报的重点应该聚焦在这个工作产生的结果以及它们的重要性在哪,大多数时候，人们更期待能够听到你的工作实现了怎样的效果，重要性或者新意度主要在哪个地方，能够被用来解决怎样的问题，下一步应该怎样发展，而不是听一个人在讲台上自娱自乐的炫技。
Explain Cool Stuffs：在汇报的时候展示一些比较酷炫的demo往往会很好的鼓舞到听众，给他们留下较为深刻的印象。某种意义上也就是说，好的可视化（CG或者实物）有时候胜过一千句话。

3. Summary

怎样结束一个汇报实际上往往是大家比较熟悉的内容。这一部分的作用主要是回顾自己汇报的内容（Recap what you told them）以及向观众强调汇报的重要之处（Three points audience should remember）。接下来重点介绍一些好的结束方式与不好的结束方式

3.1 Final Slide

如果采用PPT汇报，那么结束时往往对应最后一页PPT

不好的结束页（这些结束页往往用一些没有很大意义的话语结尾（Thank you； Thank you for listening；联系方式；询问观众是否还有问题），而实际上这样结尾往往隐含着自己对汇报内容缺乏信心，因此听众是付出很大努力在听而不是被报告的内容自然吸引的意思：
较好的结束方式
- 以一个有趣的图片结尾：
- 以一些发散性的思想或者后续工作的方向结尾

3.2 Final Words

如果不是采用PPT汇报，而是口头讲述，那么最后该怎样组织语言呢？同理，我们最好不要采用 Thank you 或者 Thank you for listening 这样的话语结尾，转而我们可以尝试开一个玩笑(Tell a joke)。之所以选择开玩笑是因为听众在经过一段时间的汇报过后，对于你的声音特点，讲述方式已经有了充分的了解，这个时候开玩笑，听众能够更好的了解到笑点。因此这种方式既可以起到活跃气氛的作用，也可以帮助他们更好的把握汇报的内容。

另外一种很好的结束方式就是向听众致敬，Solute the audiences（可以是致以敬意、号召行动或者表达期待）。比方说:“通过今天我的讲述，你已经知道了大语言模型的基本原理，所以我完全可以期待你能够探索出有趣的玩法并和我分享”。这样的结束方式，本质上是在汇报内容和听众之间建立一种联系。

二、 Slides/PPT相关

PPT是现代汇报的一个重要工具。一个好的科学汇报的PPT往往遵守一些共性的原则:

Always display something when you speak. :PPT 应该避免白页，应该尽量让PPT内容和所讲内容相互印证
时间分配上，一般按照一页PPT一分钟的标准进行内容编排，例如对于一段15mins的汇报，一般准备15页
PPT上正文的最小字号一般为14 points ，标题的最小字号一般为48 points。之所以这样安排，是因为我们应该保证即使在汇报地的最后一排的听众依然可以做到清晰的阅读
一个好的PPT应该适当的使用颜色来突出自己想要表达的内容，但使用颜色也要节制：
Key words only, no complete sentences：设想一种最坏的情景： PPT上全是字，汇报者完全照着念。这种情况下，反而不是PPT的存在失去了意义，而是讲解者的存在失去了意义。听众只会认为讲解者的讲解分散了他们阅读PPT时的注意力。因此，一个好的PPT应该尽量避免完整的句子，而应该 Key words only
Always point out and explain what you want the audience to see：很多人在PPT上堆砌较多内容，在讲解时也不做具体的指向，听众往往听的不知所云。因此，好的讲解习惯应该是指向性的，能够聚焦听众的注意力。可以在PPT上使用箭头服务器托管网等显式的标识，或者采用“请看这张图片”这种语言引导。
No slides of only equations: 只有公式的PPT是非常无聊的，在某种意义上也不能帮助听众做到更好的理解。
Never photocopy from books without magnification and emphisis: 引用网站、文章或者书本中的图片或者观点一定要注明出处和来源，未加标注的引用严格意义上讲是一种学术不端行为。
Title each slide: 一般情况下，推荐每一页PPT都要有Title，注意Title的字号和位置
Number your slides: 注意好的汇报PPT应该要有页码
Final slides: 在上一部分谈到过，应该尽量为有趣的图片或者总结，不要仅仅只是 Thank you
Graphic：图片应该尽可能地填充满整页PPT（同时避免覆盖Title）
如果做一个较长的汇报，除了开头应该列出相关的Outline之外，在每一个部分开始前我们也可以列服务器托管网出这一部分的更详细的Outline。当然这一点在很多PPT模板中都有体现

三、 Presentation skills 以及一些相关的准备工作

1. Place && Time

一般而言，汇报的地点如果可选的话，应该尽量选在光线良好，汇报设施完备，人员承载量大的地点

同样的，汇报的时间如果可选的话，应该尽量避开餐后的时间，一般以上午11点左右为宜

2. REHEARSE！ REHEARSE！ REHEARSE！

如果这篇文章所介绍的技巧只能留下一个，那么预演绝对是最重要的那一个。在完成一个汇报之前，我们首先可以自己到汇报地点做预演，可以采用录像的方式观察自己的肢体语言，推敲自己的用语是否合适，判断汇报内容时间分配上是否合理；在自己预演之后，我们也应该向周围人做预演，比如说自己的朋友，同事，小组的成员，他们往往也能针对汇报的内容提出许多建设性的意见。要注意的是，预演最重要的作用在于合理调整汇报的节奏，当发现时间不足的时候，我们应该精简汇报的材料，而不是提高自己的语速

3. 常见的一些问题

Too much materials ：不要准备过多的材料，当时间短缺的时候，应该精简材料，只留下必要的那部分，而不应该提高语速
表达技巧上的问题
- 言语上：使用太复杂的专业术语，使用长难句，使用过于正式的书面用语；语速过快，语调变化过于剧烈（尤其是一句话刚开始的时候升调，结束的时候降调）
- 行为上：讲话的时候不面向观众，没有眼神交流，在使用PPT做讲解的时候没有明确的指出讲解的部分；着装不合适，仪态过于夸张

4. 要合理的使用工具

在预演踩点的情况下，我们应该了解到有哪些可用的工具：比如演示板，投影仪，教具或者一些实物模型（我们自己也可以制作一部分），在汇报的时候也应该充分利用不同的工具

四、总结

最后，在了解到如此之多的注意点之后，怎样才能做一个成功的汇报呢？我会这样概括：

REHEARSE！：充分预演是汇报成功最重要的因素
SPEAK！：要充分探索自己语言表达的技巧
PRACTICE！：只有珍惜每一次汇报的机会，多汇报，常汇报，才能让自己的汇报能力得到提高

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