采购中的合同管理是采购中的重要任务之一。然而，许多企业仍然使用手动过程来管理他们的合同。
什么是合同管理？
从这个词本身来看，合同管理是管理合同的过程，是法律文件的一部分。换句话说，它是管理与你所选择的供应商或服务提供者的协议的过程。
这是一个持续的采购过程和证明，以确保供应商和买方将履行他们商定的义务。
合同管理包括遵守双方条款和条件。此外，它还包括记录和同意双方讨论的任何更改。
合同管理在采购中的重要性
合同管理对企业采购过程的成功起着至关重要的作用。合同管理包括创建、执行和分析合同，使财务和运营绩效最大化。当合同构建不当时，会出现许多问题。仅仅是一个简单的技术错误就可能会使企业损失成千上万元。
有效的合同管理可以建立强大的商业关系，为更大的盈利机会铺路。只有在有效管理的情况下，创建一个高效的合同才有可能。
合同管理过程的阶段
- 创建
合同管理开始于对合同的确认，以及其他支持合同目的的相关文件。手动创建合同的过程是很耗时的。然而，随着合同管理系统的使用，这个过程被简化了。
- 谈判
这是由员工检查草案以纠正任何差异的过程。这是为了确保在谈判之前，所有的条款和条件都被充分理解，从而减少谈判时间。
- 执行
合同管理过程涉及到合同的批准和执行。获得批准是大多数瓶颈发生的地方。企业可以通过建立专门的审批工作流程来弥补这一缺陷。
自动化减少了合同的执行，通过使用电子签名和传真支持，组织可以缩短其签名过程。
- 跟踪
这是合同管理流程中处理义务和修订的部分。合同要求管理部门确保及时交付所有交付物。
此外，收集对合同最初起草的重要文件是一项艰巨的任务。当有差异或项目未被发现时，系统应能修改原始合同。
- 续约
合同管理的手动过程失去了续约的机会。随着自动化的使用，企业可以识别续约机会并创建新的合同。
采购合同管理的最佳实践
- 加强供应商管理
合同管理的最佳实践之一是了解供应商关系的绩效。通过加强与供应商的关系管理来管理和评估采购绩效，可以帮助企业获得更大的发展。
然而，企业必须注意到，过时的技术和人工流程将使这一目标无法实现。
- 消除采购和订购的手动过程
企业必须简化对供应商数据的收集和监控。这是为了确保企业遵守其政策。
在收集完供应商数据后，选出最佳供应商。采购订单是与被批准的供应商名单和他们的资料数据一起创建的。手动编制这些文件将非常耗时。
此外，谈判和供应商选择的自动化将使企业有更多时间专注于其他事情，而且也将大大减少人工过程所遗漏的错误。
- 简化采购
简化采购是一项艰巨的任务，特别是如果你手动完成所有的过程。为了简化采购，你必须有一个中央存储库，这样就可以轻松地以数字格式分类和搜索所有合同信息。
自动化有助于采购工作节省时间，并使所有的过程高效和简单。这减少了所有与采购有关的成本，并提高了采购部门的生产力。
- 管理和监测费用和条款
管理和监测公司的所有费用可以提高透明度，从而释放潜在的节省机会。
使用合同管理解决方案可以让企业监测和跟踪所有与他们的供应商有关的合同。一个集中所有合同信息的存储库将使企业能够轻松地监测和管理合同条款，确保同意合同的各方都能相应地遵守。
采购合同管理解决方案
采购团队必须有可靠的合同管理计划，以确保所有相关利益相关者的互惠互利。企业还应努力在采购部门实施一些最佳合同管理实践，以提高采购职能的速度和效率，降低成本。
通过使用8Manage SRM系统中的采购合同管理功能，集中和自动化采购流程的企业可以在采购和谈判中更具战略性。它可以主动管理采购和合同管理生命周期的各个方面，以提高绩效。
8Manage 采购合同灵活易用，可适用于不同类型的采购管理：
● 可用于管理简单的消费品采购
● 可用于管理有复杂合同条款和复杂交付的大宗采购
8Manage为所有采购员和采购管理者提供同一个页面以查看和管理整个采购合同。使之更容易跟踪合同状态，监测合规性，并分析供应商的绩效。同时，8Manage SRM采购合同管理功能提供续约概览，采购人员通过此概览可轻松地查看到所有即将需要进行续约的采购合同，非常方便省时。
另外，8Manage支持按照续约设定系统自动生成新的采购合同，无需重新手动添加，更高效省时，信息也更准确。
有了8Manage SRM系统，企业可以更有效地管理合同谈判，创建和批准合同，跟踪合同的交付物和里程碑，并确保合同在需要时得到更新或终止。通过自动化这些任务，8Manage系统可以节省时间和减少错误，同时也提高了整体合同的可见性和控制。
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