一个一致的、可重复的采购订单流程提供了一系列的好处，包括加强控制、可视性和效率。
预算编制
一致的采购订单流程有助于你的财务部门准确核算所有相关的采购费用，并维持预测和预算。
订单管理
一个既定的采购订单流程允许你同时管理许多订单，并提供相关活动的可见性，如运输和接收、库存控制和生产计划。此外，良好的采购订单流程应允许整个过程中的每个接触点都有透明度。
财务责任
一个健全的采购订单流程将为现金流创建书面记录，并为沿途的货物成本增加问责。银行、审计师和法务部门会将此视为贵公司的资产。
争议解决
在采购订单过程中，企业与供应商之间创建法律合同有助于界定责任和解决纠纷。条款和条件清楚地说明，保证、担保或其他政策等细节也白纸黑字写下来。
优化采购订单流程的步骤
企业不断发展，他们的流程需要不时地重新调整以保持高效和准确。采购订单流程也不例外。
一个低效或不准确的采购订单流程造成的直接风险包括错误、浪费、超支、预算不足，以及最终的高消耗率。长远来看，还可能导致企业与供应商的关系出现问题。
准备改善采购订单流程时应考虑以下做法：
● 审查分析目前的采购订单流程
每个企业的每一个流程都应该被不断地审查和分析，以找出需要改进的地方。确保每一个步骤规划，确定并解决任何瓶颈问题，确定流程中需要的审批数量，并考虑可能影响预算流程的不同因素。
你还应该审查流程中的关键利益相关者，包括内部参与者和长期供应商，以及如何整合技术以帮助协调这一流程。
● 建立以目标为导向的结果
围绕你的采购订单流程，概述并详细说明目标。考虑围绕交付速度、可靠的供应商或减少支出的指标。
● 创建书面指南，让每个人都能在采购流程中使用
书面流程是向整个企业传达最佳做法和标准化程序的好方法。这些规则和政策应该包括流程中每个步骤所需的必要信息、所需的批准数量，以及谁是内部审查员。
● 制定一份首选供应商的名单
这份名单将帮助你的团队迅速从与企业建立了长期信任关系的供应商名单中挑选，并谈判出最佳交易。
● 创建预算限额和支出组
这些预算限制通过自动执行采购准则帮助简化流程。例如，如果一家企业每月有1000元的预算分配给办公用品，财务团队就知道他们要花多少钱购买必要的资源。
● 指定一个内部利益相关者来管理过程
有一个人监督这个过程有助于提高整个企业的采用率，并提供一个联络点来回答实施新程序时可能出现的问题。
● 利用技术
将采购管理系统整合到企业的采购订单流程中，是使程序标准化和用自动化取代重复的简单有效方法。
自动化控制采购订单流程
采购订单跟踪可以通过使用专业软件进行管理。如使用8Manage SRM这样的端到端采购管理软件来管理和简化你的采购订单流程就是一个节省时间、金钱和压力的简单方法。
1-采购计划自动生成采购订单
8Manage采购订单可由采购人员手动添加，也可从采购计划直接生成。从采购计划生成采购订单时，系统会将数据自动带过来，无需进行二次录入。
2-采购订单费用分摊与付款安排
8Manage SRM可根据预设的审批流对采购订单进行分阶段提交审批，它还支持将费用分摊到多种类型如合约、项目、内部机构，以及分摊的比例，财务人员就可据此将费用归类；
此外，系统也可对采购订单进行付款的安排，设置好日期、比例，采购人员就可以清楚地了解付款时间及付款金额。
3-采购订单寄给供应商
当采购订单通过审批后，8Manage SRM支持以PDF形式打印出来寄给供应商。若对此供应商还有其他采购订单，系统支持采购员合并给该供应商的其他采购订单，一并寄出给供应商。
4-跟踪采购订单状态
8Manage SRM系统提供完整的审计跟踪，因此用户可以跟踪每个采购订单，更新其状态，并与相关的利益相关者实时沟通变化。
5-分析采购订单数据
8Manage SRM为企业提供了采购过程的鸟瞰图，能够分析采购趋势和供应商业绩指标。
总的来说，8Manage采购订单支持从采购单的申请到收货、退货、入库与付款的整个流程一体化的管理，实现采购流程规范化与自动化，大大提高采购效率，并与供应商建立更紧密、更多的合作关系。
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